Чек-лист проверки нового поставщика: юридические данные, кто ведёт заявку, как оформляется спецификация, что подтверждено по наличию, комплект документов, условия доставки, приёмки и порядок при расхождении.
Новый поставщик прислал предложение, и оно выглядит лучше остальных: цены ниже, сроки короче, «есть всё». Дальше — договор, предоплата, ожидание. Через две недели приходит машина: две позиции не те, по трём недостача, сертификатов на партию нет, менеджер в отпуске, а на общем номере просят «написать на почту». Претензию предъявлять некому, потому что порядок действий при расхождении никто не обсуждал.
Первый заказ у незнакомого поставщика — это всегда проверка, и проверять надо не готовность обещать, а конкретные вещи: юридические данные, кто персонально ведёт заявку, как оформлен состав, что именно подтверждено и что будет при расхождении. Ниже — чек-лист, который проходится до сделки.
Ситуация: что именно проверяется в первом заказе
Ошибка большинства проверок — фокус на впечатлении. Сайт, презентация, уверенный менеджер, «работаем с 2010 года» — всё это не связано с тем, приедет ли ваш материал вовремя и с документами.
Проверять имеет смысл то, что можно сверить или зафиксировать письменно:
- юридические данные и полномочия подписанта — сверяются в открытых реестрах;
- персональная ответственность за заявку — конкретный человек с прямым контактом;
- форма фиксации состава — спецификация, а не переписка;
- содержание подтверждения по наличию и срокам — позиционно, с датами;
- комплект документов — позиционно, до отгрузки;
- условия доставки, разгрузки и приёмки — с адресом и ответственными;
- порядок действий при расхождении — до того, как оно возникло.
Чек-лист проверки: что сверяем и где брать данные
| Что проверяем | Где взять / как сверить | Риск при расхождении |
|---|---|---|
| Наименование, ИНН, адрес | Открытые государственные реестры, сверка с реквизитами в счёте и договоре | Оплата уходит не тому лицу, с которым согласован заказ |
| Кто вправе подписывать договор | Реестровые данные о руководителе, доверенность на подписанта | Договор подписан лицом без полномочий |
| Основной вид деятельности, срок существования | Открытые реестры | Компания создана под одну сделку |
| Кто ведёт заявку | Имя, должность, прямой телефон и почта в домене компании | Заявка «у всех и ни у кого», ответов ждать неделю |
| Форма фиксации состава | Спецификация как приложение к договору, с нумерацией строк | Состав живёт в переписке, приёмка спорная |
| Подтверждение наличия | Позиционное письмо: позиция, количество, дата готовности | «Есть всё» оказывается частью перечня |
| Комплект документов | Перечень по позициям, согласованный до отгрузки | Документ на партию потом получить нельзя |
| Доставка и разгрузка | Адрес, тип транспорта, кто и чем разгружает, часы приёмки | Машина простаивает, срок теряется |
| Порядок приёмки | Кто принимает, по какому документу сверяет | Приёмка «по накладной», расхождения всплывают на монтаже |
| Порядок при расхождении | Письменно согласованная процедура и срок реакции | Каждое расхождение — переговоры с нуля |
| Условия расчётов | Договор и спецификация, а не устные обещания | Неожиданные требования по предоплате перед отгрузкой |
Важно. Компетентность поставщика проверяется по материалам, которые можно посмотреть и сверить: юридические данные в открытых реестрах, реквизиты в договоре и счёте, образцы документов, конкретные позиции с подтверждением наличия и сроков. Презентации, заявления о «собственных складах» и рассказы об опыте без подтверждающих документов проверке не подлежат и в расчёт браться не должны.
Как читать подтверждение наличия и сроков
Это самый частый источник разочарований в первом заказе, потому что формулировки выглядят похоже, а значат разное.
Корректное подтверждение отвечает на четыре вопроса сразу:
- Какая именно позиция — с полным набором параметров, а не наименованием из сметы.
- Какое количество подтверждено — цифра, а не «нужное вам количество».
- К какой дате готово к отгрузке — дата, а не интервал «5-7 дней».
- Что с документами — какие документы на эту партию будут переданы.
Если хотя бы один пункт отсутствует, подтверждения нет — есть выражение готовности работать. Как формулировать запрос, чтобы получить именно позиционный ответ, разобрано в материале о проверке предложения на запорную арматуру: там та же логика на конкретной группе продукции.
Что оговорить до оплаты
Состав и версия документа
Заказ идёт по спецификации с номером версии и датой. Любые отличия — отдельными строками с описанием, а не молча в накладной. Если по перечню предполагаются замены, порядок их фиксации согласуется заранее.
Документы
Перечень пишется позиционно и до отгрузки: часть документов оформляется на конкретную партию. Что именно бывает в комплекте на смешанную поставку, разобрано в материале о документах на комплексную поставку.
Доставка и приёмка
Адрес, ограничения подъезда, техника для разгрузки, часы приёмки, ответственный с телефоном. Отдельно — кто платит за простой, если машина приехала в согласованный интервал, а разгрузить её не смогли.
Расчёты
Условия расчётов фиксируются в договоре и спецификации. Если обсуждаются индивидуальные условия для первого заказа, они тоже согласуются письменно и до отгрузки — подробнее в материале об оплате по факту поставки.
Типовые ошибки при первом заказе
- Проверка заменена ощущением. «Менеджер толковый, отвечает быстро» — не критерий. Быстрый ответ и точный ответ — разные вещи.
- Реквизиты в счёте не сверены с договором. Расхождение в наименовании или ИНН обнаруживается после платежа.
- Нет прямого контакта исполнителя. Общая почта и общий номер означают, что заявку не ведёт никто персонально.
- Состав не вынесен в спецификацию. Заказ «по переписке» невозможно проверить на приёмке.
- Документы обсуждаются после отгрузки. Самая дорогая ошибка: документ на партию задним числом недоступен.
- Первый заказ сразу на весь объект. Незнакомого поставщика разумнее проверять на ограниченном объёме или на одной партии, а не на всей ведомости.
Памятка: вопросы новому поставщику до сделки
ПРОВЕРКА ПОСТАВЩИКА — первый заказ
Юридическое
[ ] Наименование, ИНН, адрес сверены с открытыми реестрами
[ ] Реквизиты в предложении, договоре и счёте совпадают
[ ] Полномочия подписанта подтверждены
Работа с заявкой
[ ] Кто ведёт заявку: ФИО, должность, прямой телефон, почта
[ ] Состав заказа оформляется спецификацией (версия и дата)
[ ] Порядок согласования замен зафиксирован письменно
[ ] Позиционное подтверждение наличия и сроков получено
Документы
[ ] Перечень документов согласован по позициям
[ ] Указано, что передаётся с машиной, что заранее сканами
[ ] По позициям, где документ получить нельзя, есть прямой ответ
Логистика и приёмка
[ ] Адрес, ограничения подъезда, техника для разгрузки
[ ] Часы приёмки и ответственный на объекте
[ ] Кто отвечает за простой машины
Расчёты и спорные ситуации
[ ] Условия расчётов зафиксированы в договоре / спецификации
[ ] Порядок фиксации расхождения при приёмке согласован
[ ] Срок реакции поставщика на претензию определён
[ ] Канал официальной переписки указанПройденный чек-лист не гарантирует идеальную поставку, но делает первый заказ проверяемым: если что-то пойдёт не так, будет понятно, к кому и на каком основании обращаться.
Как мы работаем с такой заявкой
ДЕЛДИН ТРЕЙД по первому заказу начинает с того же, что перечислено выше: сверяемые реквизиты, персональный менеджер на заявке, состав в спецификации с версией, позиционное подтверждение наличия и сроков, комплект документов — до отгрузки. Реквизиты и образцы документов собраны в разделе «Документы», примеры выполненных поставок — в кейсах, прямые контакты ответственных — на странице «Контакты». Если по части позиций мы не готовы подтвердить наличие или срок, говорим это до сделки.